Datenschutzerklärung zur Mitgliedschaft im Haus & Grund-Ortsverein Langen sowie Einwilligungserklärung
1. Verantwortliche Stelle
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend: DSGVO) sowie anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie -bestimmungen ist der
Haus & Grund Langen, Haus-, Wohnungs- und Grundeigentümer-Verein Langen e.V.
Rheinstraße 23, 63225 Langen
Telefon: 06103 25806, Telefax: 06103 2702076, E-Mail: datenschutz@hug-langen.de
2. Zwecke, für die personenbezogene Daten verarbeitet werden:
Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet, um insbesondere folgende Zwecke durchzuführen:
• Mitgliederbetreuung durch den Ortsverein
• Informationen zu Aktivitäten des Haus & Grund-Landesverbandes und des Zentralverbandes Haus & Grund Deutschland,
• Veranstaltungen des Ortsvereins, Landesverbandes und des Zentralverbandes Haus & Grund Deutschland,
• Haus & Grund-Veranstaltungen in Kooperation mit anderen Verbänden oder staatlichen Stellen,
• Versand des Mitgliedermagazins,
• Geschäftsstellen-Statistik sowie sonstige Korrespondenz.
3. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten basiert immer auf einer Rechtsgrundlage. Wenn wir eine Einwilligung des Mitglieds eingeholt haben, stellt Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten dar. Sofern für vorvertragliche Maßnahmen in Bezug auf die an der Mitgliedschaft interessierte betroffene Person oder zur Erfüllung eines Vertrages mit dem Mitglied seine personenbezogenen Daten verarbeitet werden müssen, stellt Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung dar. Wenn die Verarbeitung der Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist, der wir unterliegen, stellt Art. 6 lit. c) DSGVO die Rechtsgrundlage dar. Wenn eine Verarbeitung zum Schutze lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person erforderlich ist, stellt Art. 6 lit. d) DSGVO die Rechtsgrundlage dar. Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesse unseres Vereins oder eines Dritten erforderlich und überwiegen nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt, so stellt Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung dar. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Haus & Grund-Verein und den damit verbundenen Dienstleistungsangeboten des Vereins.
4. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
Personenbezogene Daten der Mitglieder, die am Vereinsleben teilnehmen und Dienstleistungen des Vereins in Anspruch nehmen, werden insbesondere an folgende Empfänger weitergegeben:
• Verlag (Bezug Verbandsmagazin): Die Daten der Mitglieder werden (Name, Anschrift, Status der Mitgliedschaft) zum Zwecke des Versandes des Verbandsmagazins an den Landesverband der hessischen Haus-, Wohnungs- und Grundeigentümer e.V. (Haus & Grund Hessen), Grüneburgweg 64, 60322 Frankfurt weitergeleitet.
• Bank (Beitragseinzug): Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an das Kreditinstitut des Haus & Grund-Vereins weitergeleitet.
• Berater: Macht ein Mitglied von der Möglichkeit von Beratungstätigkeiten Gebrauch, so werden zum Zwecke der Organisation und Abwicklung der Beratung (Terminvergabe, Beratungsthema) seine Daten an den entsprechenden Berater weitergegeben.
Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung stellt Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO dar, da die Weiterleitung der personenbezogenen Daten an die genannten Empfänger zur Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses sowie der dem Mitgliedschaftsverhältnis zugrundeliegenden Dienstleistungsangeboten notwendig ist.
5. Besonderheiten bei der Bereitstellung unserer Internetseite und der Online-Terminvergabe
a) Online Terminvereinbarung
Sie haben die Möglichkeit, über die Seite http://www.hug-langen.de/termine/ online einen Beratungstermin zu vereinbaren. Sobald Sie ein Datum ausgewählt und im Anschluss auf „jetzt reservieren“ klicken, werden Sie nach Ihrer Mitgliedsnummer, Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und den Grund der von Ihnen gewünschten Beratung gefragt. Diese Daten werden im Anschluss gespeichert und dienen lediglich der Organisation und der Abwicklung der Beratung. Hierzu werden sie auch an den jeweiligen Berater übermittelt (s. Ziffer 4).
b) Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:
Bei uns werden nur anonymisierte IP-Adressen von Besuchern der Website gespeichert. Auf Webserver-Ebene erfolgt dies dadurch, dass im Logfile standardmäßig statt der tatsächlichen IP-Adresse des Besuchers z.B. 123.123.123.123 eine IP-Adresse 123.123.123.XXX gespeichert wird, wobei XXX ein Zufallswert zwischen 1 und 254 ist. Die Herstellung eines Personenbezuges ist nicht mehr möglich. Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
c) Cookies
Zur Darstellung und Nutzung unserer Website müssen Cookies eingesetzt werden. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Sobald ein Nutzer unsere Seite aufruft, kann ein Cookie auf dem Betriebssystem dieses Nutzers abgespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine individuelle Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers des Nutzers beim erneuten Aufrufen der Internetseite ermöglicht. Hierbei handelt es sich nicht um Cookies zu Werbezwecken. Die Cookies dienen ausschließlich dem Zweck, die Internetseite richtig anzuzeigen und die Funktionalität zu gewährleisten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Einsatz von technisch notwendigen Cookies stellt Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dar und beruht auf unserem berechtigten Interesse, eine funktionsfähige Internetseite zu betreiben.
6. Kontakt und Korrespondenz
Wir stellen Ihnen über diverse Kanäle, beispielsweise über unsere Internetseite, auf unseren Schreiben oder in unserer E-Mail-Signatur (<< ggf. anpassen) verschiedene Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung. Bei einer Kontaktaufnahme per Telefon werden Datum, Uhrzeit, ggf. die Telefonnummer des Anrufers sowie der Grund des Anrufs gespeichert. Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefax werden die Daten des Absenders (Datum und Uhrzeit, E-Mail-Adresse bzw. Telefaxnummer und die Nachricht) gespeichert. Wir verwenden die Daten ausschließ dafür, um uns mit Ihrem Anliegen auseinanderzusetzen und Sie zu kontaktieren. Es erfolgt keine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte. Die Daten werden nach endgültigem Abschluss bzw. Klärung Ihres Anliegens, spätestens aber nach 12 Monaten gelöscht. Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung stellt einerseits Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO und daneben auch Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dar. Ihnen steht das Recht zu, die im Rahmen der Kontaktaufnahme übermittelten Daten und deren Verarbeitung zu widersprechen. In so einem Fall kann allerdings durch uns keine Konversation mit der betroffenen Person geführt werden.
7. Geschäftsstellen-Statistik
Damit wir den Ablauf in unserem Verein, namentlich die Organisation und Durchführung von Beratungstätigkeiten, stets optimieren und planen können, führen wir eine Statistik darüber, wie viele Beratungen jährlich durchgeführt werden, welches Mitglied wie oft von Beratungen Gebrauch gemacht wird, wie lange diese Beratungen dauerten (um einen Durchschnittswert zu ermitteln). Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung von personenbezogenen Daten stellt Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dar.
8. Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Dauer:
Sofern nicht anders angegeben, werden die personenbezogenen Daten für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.
9. Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
• das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
• das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
• das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
• das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
10. Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen:
Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft erhoben.
1. Verantwortliche Stelle
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend: DSGVO) sowie anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie -bestimmungen ist der
Haus & Grund Langen, Haus-, Wohnungs- und Grundeigentümer-Verein Langen e.V.
Rheinstraße 23, 63225 Langen
Telefon: 06103 25806, Telefax: 06103 2702076, E-Mail: datenschutz@hug-langen.de
2. Zwecke, für die personenbezogene Daten verarbeitet werden:
Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet, um insbesondere folgende Zwecke durchzuführen:
• Mitgliederbetreuung durch den Ortsverein
• Informationen zu Aktivitäten des Haus & Grund-Landesverbandes und des Zentralverbandes Haus & Grund Deutschland,
• Veranstaltungen des Ortsvereins, Landesverbandes und des Zentralverbandes Haus & Grund Deutschland,
• Haus & Grund-Veranstaltungen in Kooperation mit anderen Verbänden oder staatlichen Stellen,
• Versand des Mitgliedermagazins,
• Geschäftsstellen-Statistik sowie sonstige Korrespondenz.
3. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten basiert immer auf einer Rechtsgrundlage. Wenn wir eine Einwilligung des Mitglieds eingeholt haben, stellt Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten dar. Sofern für vorvertragliche Maßnahmen in Bezug auf die an der Mitgliedschaft interessierte betroffene Person oder zur Erfüllung eines Vertrages mit dem Mitglied seine personenbezogenen Daten verarbeitet werden müssen, stellt Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung dar. Wenn die Verarbeitung der Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist, der wir unterliegen, stellt Art. 6 lit. c) DSGVO die Rechtsgrundlage dar. Wenn eine Verarbeitung zum Schutze lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person erforderlich ist, stellt Art. 6 lit. d) DSGVO die Rechtsgrundlage dar. Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesse unseres Vereins oder eines Dritten erforderlich und überwiegen nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt, so stellt Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung dar. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Haus & Grund-Verein und den damit verbundenen Dienstleistungsangeboten des Vereins.
4. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
Personenbezogene Daten der Mitglieder, die am Vereinsleben teilnehmen und Dienstleistungen des Vereins in Anspruch nehmen, werden insbesondere an folgende Empfänger weitergegeben:
• Verlag (Bezug Verbandsmagazin): Die Daten der Mitglieder werden (Name, Anschrift, Status der Mitgliedschaft) zum Zwecke des Versandes des Verbandsmagazins an den Landesverband der hessischen Haus-, Wohnungs- und Grundeigentümer e.V. (Haus & Grund Hessen), Grüneburgweg 64, 60322 Frankfurt weitergeleitet.
• Bank (Beitragseinzug): Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an das Kreditinstitut des Haus & Grund-Vereins weitergeleitet.
• Berater: Macht ein Mitglied von der Möglichkeit von Beratungstätigkeiten Gebrauch, so werden zum Zwecke der Organisation und Abwicklung der Beratung (Terminvergabe, Beratungsthema) seine Daten an den entsprechenden Berater weitergegeben.
Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung stellt Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO dar, da die Weiterleitung der personenbezogenen Daten an die genannten Empfänger zur Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses sowie der dem Mitgliedschaftsverhältnis zugrundeliegenden Dienstleistungsangeboten notwendig ist.
5. Besonderheiten bei der Bereitstellung unserer Internetseite und der Online-Terminvergabe
a) Online Terminvereinbarung
Sie haben die Möglichkeit, über die Seite http://www.hug-langen.de/termine/ online einen Beratungstermin zu vereinbaren. Sobald Sie ein Datum ausgewählt und im Anschluss auf „jetzt reservieren“ klicken, werden Sie nach Ihrer Mitgliedsnummer, Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und den Grund der von Ihnen gewünschten Beratung gefragt. Diese Daten werden im Anschluss gespeichert und dienen lediglich der Organisation und der Abwicklung der Beratung. Hierzu werden sie auch an den jeweiligen Berater übermittelt (s. Ziffer 4).
b) Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:
Bei uns werden nur anonymisierte IP-Adressen von Besuchern der Website gespeichert. Auf Webserver-Ebene erfolgt dies dadurch, dass im Logfile standardmäßig statt der tatsächlichen IP-Adresse des Besuchers z.B. 123.123.123.123 eine IP-Adresse 123.123.123.XXX gespeichert wird, wobei XXX ein Zufallswert zwischen 1 und 254 ist. Die Herstellung eines Personenbezuges ist nicht mehr möglich. Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
c) Cookies
Zur Darstellung und Nutzung unserer Website müssen Cookies eingesetzt werden. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Sobald ein Nutzer unsere Seite aufruft, kann ein Cookie auf dem Betriebssystem dieses Nutzers abgespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine individuelle Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers des Nutzers beim erneuten Aufrufen der Internetseite ermöglicht. Hierbei handelt es sich nicht um Cookies zu Werbezwecken. Die Cookies dienen ausschließlich dem Zweck, die Internetseite richtig anzuzeigen und die Funktionalität zu gewährleisten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Einsatz von technisch notwendigen Cookies stellt Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dar und beruht auf unserem berechtigten Interesse, eine funktionsfähige Internetseite zu betreiben.
6. Kontakt und Korrespondenz
Wir stellen Ihnen über diverse Kanäle, beispielsweise über unsere Internetseite, auf unseren Schreiben oder in unserer E-Mail-Signatur (<< ggf. anpassen) verschiedene Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung. Bei einer Kontaktaufnahme per Telefon werden Datum, Uhrzeit, ggf. die Telefonnummer des Anrufers sowie der Grund des Anrufs gespeichert. Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefax werden die Daten des Absenders (Datum und Uhrzeit, E-Mail-Adresse bzw. Telefaxnummer und die Nachricht) gespeichert. Wir verwenden die Daten ausschließ dafür, um uns mit Ihrem Anliegen auseinanderzusetzen und Sie zu kontaktieren. Es erfolgt keine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte. Die Daten werden nach endgültigem Abschluss bzw. Klärung Ihres Anliegens, spätestens aber nach 12 Monaten gelöscht. Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung stellt einerseits Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO und daneben auch Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dar. Ihnen steht das Recht zu, die im Rahmen der Kontaktaufnahme übermittelten Daten und deren Verarbeitung zu widersprechen. In so einem Fall kann allerdings durch uns keine Konversation mit der betroffenen Person geführt werden.
7. Geschäftsstellen-Statistik
Damit wir den Ablauf in unserem Verein, namentlich die Organisation und Durchführung von Beratungstätigkeiten, stets optimieren und planen können, führen wir eine Statistik darüber, wie viele Beratungen jährlich durchgeführt werden, welches Mitglied wie oft von Beratungen Gebrauch gemacht wird, wie lange diese Beratungen dauerten (um einen Durchschnittswert zu ermitteln). Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung von personenbezogenen Daten stellt Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dar.
8. Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Dauer:
Sofern nicht anders angegeben, werden die personenbezogenen Daten für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.
9. Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
• das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
• das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
• das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
• das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
10. Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen:
Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft erhoben.
Durch ihre Mitgliedschaft und die damit verbundene Anerkennung der Vereinssatzung stimmen die Mitglieder der Erhebung, Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Übermittlung) und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten im satzungsgemäßen Ausmaß und Umfang zu. Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende Datenverwendung ist dem Verein nur erlaubt, sofern er aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet ist.
Stand 14.01.2020
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